Datenschutzerklärung

1. Allgemeines und Geltungsbereich

Der Schutz personenbezogener Daten besitzt für VIDA MODELS einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website, unserer Dienstleistungen sowie unserer geschäftlichen Kommunikation erheben, zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden und welche Rechte betroffene Personen besitzen.

Sie gilt für sämtliche Online-Angebote von VIDA MODELS, insbesondere für die Website vida-models.ai, einschließlich aller dort bereitgestellten Informationen, Kontaktmöglichkeiten und digitalen Dienstleistungen.

VIDA AI ist die öffentliche Marke, unter der unsere digitalen Dienstleistungen, kreativen Lösungen und Online-Angebote präsentiert werden. Rechtlich verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Vertragspartner ist VIDA MODELS. Diese Datenschutzerklärung gilt daher für sämtliche unter der Marke VIDA AI angebotenen Inhalte, Dienstleistungen und digitalen Angebote.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

VIDA MODELS
Inhaberin: Elke Dannewitz
Steinstraße 21
90419 Nürnberg
Deutschland

Telefon: +49 (0)911 3009565

E-Mail: info@vida-models.ai

Website: https://vida-models.ai

3. Unser Verständnis von Datenschutz

Datenschutz verstehen wir nicht ausschließlich als gesetzliche Verpflichtung, sondern als festen Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie.

Bei der Auswahl unserer technischen Systeme und Dienstleistungen bevorzugen wir – soweit technisch und wirtschaftlich sinnvoll – Lösungen, die Transparenz, Datensouveränität und einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten unterstützen.

Unser Ziel ist es, personenbezogene Daten nur in dem Umfang zu verarbeiten, der für die Erbringung unserer Leistungen oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Darüber hinaus achten wir darauf, Datenflüsse nachvollziehbar zu gestalten und die Weitergabe personenbezogener Informationen an Dritte auf das notwendige Maß zu beschränken.

Datenschutz ist für uns nicht nur Bestandteil gesetzlicher Compliance, sondern Ausdruck unseres Anspruchs an Transparenz, Vertrauen und verantwortungsbewusstes digitales Handeln.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. Abhängig von Art und Zweck der Verarbeitung stützen wir diese insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen, soweit nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Soweit wir eine Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Art der Nutzung unserer Website oder unserer Dienstleistungen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Kontaktdaten

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift, soweit erforderlich

Kommunikationsdaten

• Inhalte von Kontaktanfragen
• E-Mail-Korrespondenz
• Terminabsprachen
• Projektbezogene Kommunikation

Vertrags- und Projektdaten

• Vertragsinformationen
• Lizenzdaten
• Angebots- und Rechnungsinformationen
• Projektunterlagen
• Kundenspezifische Anforderungen

Technische Nutzungsdaten

Beim Besuch unserer Website können technische Informationen verarbeitet werden, beispielsweise:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Aufgerufene Seiten
• Technische Protokolldaten

Diese Daten dienen insbesondere der Bereitstellung, Sicherheit und Optimierung unserer Website.

6. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zu festgelegten und nachvollziehbaren Zwecken.

Hierzu gehören insbesondere:

• Bereitstellung und Betrieb unserer Website
• Bearbeitung von Kontaktanfragen
• Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Abschluss und Durchführung von Verträgen
• Verwaltung von Lizenzvereinbarungen
• Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern
• Planung und Durchführung kreativer Projekte
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Analyse und Optimierung unserer Website
• Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu anderen Zwecken erfolgt nur, sofern hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

7. Hosting und technische Infrastruktur

Unsere Website wird auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters IONOS SE betrieben.

Im Rahmen der Bereitstellung unserer Website können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, die für den sicheren und stabilen Betrieb der Website erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Server-Logfiles, Verbindungsdaten sowie technische Informationen über das verwendete Endgerät.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit unserer Website sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Der Hosting-Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und entsprechend unserer Weisungen.

8. Kontaktformular

Wenn Sie über das auf unserer Website bereitgestellte Kontaktformular mit uns in Verbindung treten, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie zur anschließenden Kommunikation, soweit dies hierfür erforderlich ist.

Je nach Inhalt Ihrer Anfrage können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen, optional
• Betreff
• Inhalt Ihrer Nachricht

Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden an unsere geschäftliche E-Mail-Infrastruktur übermittelt und zusätzlich in unserer Datenbank gespeichert.

Die Datenbank dient der nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen, der Dokumentation der Geschäftskommunikation sowie der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Bearbeitung auch bei technischen Störungen der E-Mail-Kommunikation.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten und nachvollziehbaren Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern.

Personenbezogene Daten werden ausschließlich so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

9. Kommunikation per E-Mail

Wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, verarbeiten wir die hierbei übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragsabwicklung oder zur allgemeinen geschäftlichen Kommunikation.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Kommunikationsinhalte
• Anhänge
• Datum und Uhrzeit der Kommunikation
• Technische Metadaten der E-Mail

Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Kommunikation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Geschäftliche Korrespondenz kann darüber hinaus aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert werden.

10. Microsoft 365

Für die Bereitstellung unserer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation sowie ausgewählter Büro- und Kollaborationsdienste nutzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited.

Microsoft 365 wird ausschließlich in dem Umfang eingesetzt, der für unseren Geschäftsbetrieb erforderlich ist. Bei der Auswahl und Nutzung unserer technischen Infrastruktur verfolgen wir das Ziel, personenbezogene Daten auf das notwendige Maß zu beschränken und Datenverarbeitungen transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Soweit im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich zur Bereitstellung der von uns genutzten Dienste.

Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in den Datenschutzinformationen von Microsoft.

11. Microsoft Teams

Für Online-Besprechungen, Videokonferenzen und digitale Zusammenarbeit nutzen wir Microsoft Teams.

Im Rahmen einer Besprechung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Profilinformationen
• Audio- und Videodaten
• Chatnachrichten
• Freigegebene Dokumente und Bildschirmfreigaben
• Technische Verbindungsdaten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der jeweiligen Besprechung sowie der damit verbundenen Kommunikation.

Aufzeichnungen von Besprechungen erfolgen grundsätzlich nur, sofern dies vor Beginn ausdrücklich angekündigt wurde und hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

12. Webanalyse mit Matomo

Zur statistischen Auswertung, technischen Optimierung sowie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit unserer Website nutzen wir die Open-Source-Webanalysesoftware Matomo.

Matomo wird auf einer von uns kontrollierten Infrastruktur betrieben. Die im Rahmen der Webanalyse erhobenen Daten werden nicht an externe Analyseplattformen oder Werbenetzwerke übermittelt.

Bei der Konfiguration von Matomo setzen wir datenschutzfreundliche Maßnahmen ein. Hierzu gehören insbesondere die Anonymisierung von IP-Adressen sowie eine datensparsame Verarbeitung der erhobenen Nutzungsdaten.

Wir verwenden Matomo weder zur Erstellung personenbezogener Nutzerprofile noch zur Ausspielung personalisierter Werbung oder zum Verkauf von Nutzungsdaten.

Die Webanalyse dient ausschließlich dazu, die technische Qualität, Sicherheit, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit unseres Online-Angebots kontinuierlich zu verbessern.

Soweit für den Einsatz von Matomo eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Andernfalls erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Analyse und Optimierung unseres Online-Angebots.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies und deren Verwaltung finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

13. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies sowie vergleichbare Technologien, soweit dies für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb der Website oder für von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktionen erforderlich ist.

Technisch notwendige Cookies ermöglichen insbesondere den Betrieb sicherheitsrelevanter Funktionen sowie die Bereitstellung grundlegender Dienste unserer Website. Ohne diese Cookies kann die Website nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Analyse- oder Komfortfunktionen werden ausschließlich eingesetzt, sofern hierfür eine gesetzlich erforderliche Einwilligung vorliegt.

Die Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen erfolgt über unser Consent-Management-System. Dort können Sie Ihre Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft erteilen, ändern oder widerrufen.

Ausführliche Informationen zu den eingesetzten Cookies, deren Speicherdauer sowie den jeweiligen Verarbeitungszwecken finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden von VIDA MODELS grundsätzlich nur an Empfänger weitergegeben, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• Hosting-Dienstleister, insbesondere IONOS SE
• Anbieter unserer geschäftlichen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, insbesondere Microsoft 365 und Microsoft Teams
• Technische Dienstleister im Rahmen der Wartung und des Betriebs unserer IT-Infrastruktur
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsberater, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Wahrung berechtigter Interessen notwendig ist
• Behörden oder öffentliche Stellen, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO sowie unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Werden personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, erfolgt dies ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und nur dann, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

Sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht oder – sofern eine sofortige Löschung nicht möglich oder erforderlich ist – entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gesperrt beziehungsweise in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern sie nicht weiterhin zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind.

16. Rechte betroffener Personen

Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung personenbezogener Daten unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.

17. Datensicherheit

Der Schutz personenbezogener Daten ist Bestandteil unserer technischen und organisatorischen Unternehmensprozesse.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Manipulation, Offenlegung oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen orientieren sich am Stand der Technik, dem Umfang der Datenverarbeitung sowie den jeweiligen Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen. Sie werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf an technische oder organisatorische Entwicklungen angepasst.

Trotz aller getroffenen Sicherheitsmaßnahmen kann eine vollständige Sicherheit der Datenübertragung über das Internet naturgemäß nicht gewährleistet werden.

18. KI-gestützte Dienstleistungen

VIDA MODELS entwickelt und erbringt unter der Marke VIDA AI kreative Dienstleistungen unter Einsatz moderner Technologien, einschließlich künstlicher Intelligenz.

Der Einsatz KI-gestützter Werkzeuge erfolgt ausschließlich zur Unterstützung kreativer, organisatorischer oder technischer Arbeitsprozesse.

Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung für betroffene Personen werden von uns nicht ausschließlich automatisiert im Sinne des Art. 22 DSGVO getroffen.

Personenbezogene Daten werden im Rahmen KI-gestützter Arbeitsprozesse ausschließlich verarbeitet, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage oder eine entsprechende vertragliche Vereinbarung besteht.

Soweit externe KI-Dienste eingesetzt werden, achten wir auf einen datenschutzkonformen Einsatz sowie auf eine dem jeweiligen Verarbeitungszweck angemessene Auswahl der eingesetzten Systeme.

Die Nutzung KI-gestützter Technologien erfolgt für uns nach den Grundsätzen der Transparenz, Verhältnismäßigkeit und Datensparsamkeit.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund technischer Entwicklungen, gesetzlicher Änderungen oder der Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen erforderlich wird.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden wir über wesentliche Änderungen in geeigneter Weise informieren.

20. Datenschutzkontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

VIDA MODELS
Inhaberin: Elke Dannewitz
Steinstraße 21
90419 Nürnberg
Deutschland

Telefon: +49 (0)911 3009565

E-Mail: info@vida-models.ai

Website: https://vida-models.ai

21. Schlussbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche von VIDA MODELS unter der Marke VIDA AI bereitgestellten Online-Angebote, soweit in einzelnen Diensten oder Anwendungen keine ergänzenden Datenschutzinformationen bereitgestellt werden.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung aufgrund gesetzlicher Änderungen oder gerichtlicher Entscheidungen unwirksam oder unvollständig werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

Stand: Juli 2026
Version: VID-LEGAL-007 v1.0